Vấn đề mấu chốt của việc quản lý thời gian là nằm ở câu hỏi này: Tại sao chúng ta lại đang làm điều chúng ta đang làm và khi nào thì chúng ta làm điều đó? Để đặt ra ưu tiên một cách hợp lý, bạn cần phải nắm được tại sao một công việc lại có tính chất quan trọng và khi nào thì cần phải thực hiện công việc đó. Để làm được điều này, chúng ta phải luôn trao đổi trong quá trình làm việc.
Luôn trao đổi trong quá trình làm việc là mấu chốt của việc quản lý thời gian.
Bất kỳ ai giao việc cho bạn cũng cần phải nói ra nguyên do và một thời hạn. Nếu họ không làm điều đó, bạn phải hỏi! Khi bạn hỏi ra một cách cụ thể, bạn đang giúp cho những người khác có được điều mà họ cần đúng thời hạn.
Đôi khi dường như mỗi một công việc được nêu ra lại có cùng chung một sự ưu tiên: tất cả đều quan trọng và đều gấp gáp. Trong thực tế, sự thúc ép gấp gáp có thể là nguyên nhân quan trọng nhất để thực hiện một công việc nào đó, Khi có ai đó giao cho bạn một công việc nào đó và chỉ nói cho bạn biết rằng công việc này “quan trọng” và hạn chót là “càng sớm càng tốt”, thì bạn đang để cho người đó kiểm soát toàn bộ thời gian của bạn.
Hoặc giả dụ, nhiều khả năng hơn, nếu cùng một lúc bạn phải làm nhiều hơn một công việc, thì bạn lại từ bỏ mọi sự kiểm soát và để cho sự kiểm soát thời gian của bạn tùy thuộc vào tính cách và hoặc quyền lực của những người như vậy và thậm chí chơi trò “chọn lựa ngẫu nhiên”.
Nếu như người đó cương quyết với bạn rằng công việc đó thực sự là cấp thiết, thì hãy cố đạt được một thời hạn chót cụ thể. Hãy hỏi “Chậm nhất là lúc nào thì tôi hoàn tất việc này cho anh được?” Nếu như hạn chót là quá gấp gáp trong thời gian biểu của bạn, hãy tìm cách đàm phán gia hạn thêm thời gian. Ngay cả khi bạn cho rằng mình có thể thực hiện công việc đó càng sớm càng tốt, bạn cũng cần phải chừa thời gian cụ thể.
Nếu như mọi thứ đều suôn sẻ, bạn có thể bàn giao công việc sớm hơn và tạo ra được một ấn tượng đối với người đó, điều này tốt hơn so với việc nhận lời càng sớm càng tốt nhưng lại bàn giao công việc trễ. Cũng như việc bạn cần phải có những lý do và một hạn chót nhằm để đặt ra sự ưu tiên một cách hợp lý, bạn hãy đặt kỳ vọng những người khác cũng sẽ làm điều tương tự.
Khi bạn yêu cầu điều gì từ những người đó, hãy nói cho họ biết lúc nào bạn cần và tại sao bạn cần, để từ đó họ hiểu điều mà họ cam kết thực hiện và có thể sắp xếp sự ưu tiên một cách hợp lý. Khi bạn nói “Càng sớm càng tốt” thay vì đưa ra một thời gian biểu cụ thể và những lý do cụ thể, người được yêu cầu làm việc đó có thể thường tiến hành công việc được giao sau khi đã hoàn tất những công việc đã có hạn chót và lý do cụ thể… Thậm chí có thể là cả sau những công việc dễ dàng và thú vị hơn.
Làm thế nào họ có thể đặt ra sự ưu tiên về công việc đó một cách chính xác nếu họ không biết được về thời điểm cụ thể và tại sao điều đó lại quan trọng đến thế?
Đặt ra các câu hỏi khi mọi người giao nhiệm vụ cho bạn
Tại sao họ lại muốn bạn thực hiện Công việc này? Khi nào thì họ muốn bạn thực hiện công việc đó? Nếu họ không nói cho bạn điều đó, hãy hỏi họ! Nếu bạn không biết làm sao bạn đặt ưu tiên được?
Trở thành một người luyện xiếc thú như một cảnh sát giao thông
Hãy kiểm soát mạch chảy của các công việc và quản lý thời gian của bạn một cách hiệu quả và hợp lý. Bạn chỉ có thể làm điều này nếu như bạn có được những lý do rõ ràng và thời hạn cụ thể để thực hiện Công việc được giao ở nơi làm việc.
Ghi chú công việc và khoanh tròn thời hạn chót
Khi bạn cam kết thực hiện một công việc nào đó, hãy giữ lời cam kết đó. Không chỉ đó là một điều nên làm, mà còn nếu như bạn không giữ cam kết của mình thì bạn mất đi năng lực đàm phán.
Trao đổi trong quá trình làm việc giúp bạn sắp xếp công việc và có những kết quả ngoài mong đợi.
Hy vọng, những thông tin trong bài viết giúp bạn hiểu được nguyên nhân và tầm quan trọng của việc cần luôn trao đổi trong quá trình làm việc.
Xem thêm: trangtinmang.com/trao-doi-trong-qua-trinh-lam-viec.html
Bất kỳ ai giao việc cho bạn cũng cần phải nói ra nguyên do và một thời hạn. Nếu họ không làm điều đó, bạn phải hỏi! Khi bạn hỏi ra một cách cụ thể, bạn đang giúp cho những người khác có được điều mà họ cần đúng thời hạn.
Đôi khi dường như mỗi một công việc được nêu ra lại có cùng chung một sự ưu tiên: tất cả đều quan trọng và đều gấp gáp. Trong thực tế, sự thúc ép gấp gáp có thể là nguyên nhân quan trọng nhất để thực hiện một công việc nào đó, Khi có ai đó giao cho bạn một công việc nào đó và chỉ nói cho bạn biết rằng công việc này “quan trọng” và hạn chót là “càng sớm càng tốt”, thì bạn đang để cho người đó kiểm soát toàn bộ thời gian của bạn.
Hoặc giả dụ, nhiều khả năng hơn, nếu cùng một lúc bạn phải làm nhiều hơn một công việc, thì bạn lại từ bỏ mọi sự kiểm soát và để cho sự kiểm soát thời gian của bạn tùy thuộc vào tính cách và hoặc quyền lực của những người như vậy và thậm chí chơi trò “chọn lựa ngẫu nhiên”.
Nếu như người đó cương quyết với bạn rằng công việc đó thực sự là cấp thiết, thì hãy cố đạt được một thời hạn chót cụ thể. Hãy hỏi “Chậm nhất là lúc nào thì tôi hoàn tất việc này cho anh được?” Nếu như hạn chót là quá gấp gáp trong thời gian biểu của bạn, hãy tìm cách đàm phán gia hạn thêm thời gian. Ngay cả khi bạn cho rằng mình có thể thực hiện công việc đó càng sớm càng tốt, bạn cũng cần phải chừa thời gian cụ thể.
Nếu như mọi thứ đều suôn sẻ, bạn có thể bàn giao công việc sớm hơn và tạo ra được một ấn tượng đối với người đó, điều này tốt hơn so với việc nhận lời càng sớm càng tốt nhưng lại bàn giao công việc trễ. Cũng như việc bạn cần phải có những lý do và một hạn chót nhằm để đặt ra sự ưu tiên một cách hợp lý, bạn hãy đặt kỳ vọng những người khác cũng sẽ làm điều tương tự.
Khi bạn yêu cầu điều gì từ những người đó, hãy nói cho họ biết lúc nào bạn cần và tại sao bạn cần, để từ đó họ hiểu điều mà họ cam kết thực hiện và có thể sắp xếp sự ưu tiên một cách hợp lý. Khi bạn nói “Càng sớm càng tốt” thay vì đưa ra một thời gian biểu cụ thể và những lý do cụ thể, người được yêu cầu làm việc đó có thể thường tiến hành công việc được giao sau khi đã hoàn tất những công việc đã có hạn chót và lý do cụ thể… Thậm chí có thể là cả sau những công việc dễ dàng và thú vị hơn.
Làm thế nào họ có thể đặt ra sự ưu tiên về công việc đó một cách chính xác nếu họ không biết được về thời điểm cụ thể và tại sao điều đó lại quan trọng đến thế?
Đặt ra các câu hỏi khi mọi người giao nhiệm vụ cho bạn
Tại sao họ lại muốn bạn thực hiện Công việc này? Khi nào thì họ muốn bạn thực hiện công việc đó? Nếu họ không nói cho bạn điều đó, hãy hỏi họ! Nếu bạn không biết làm sao bạn đặt ưu tiên được?
Trở thành một người luyện xiếc thú như một cảnh sát giao thông
Hãy kiểm soát mạch chảy của các công việc và quản lý thời gian của bạn một cách hiệu quả và hợp lý. Bạn chỉ có thể làm điều này nếu như bạn có được những lý do rõ ràng và thời hạn cụ thể để thực hiện Công việc được giao ở nơi làm việc.
Ghi chú công việc và khoanh tròn thời hạn chót
Khi bạn cam kết thực hiện một công việc nào đó, hãy giữ lời cam kết đó. Không chỉ đó là một điều nên làm, mà còn nếu như bạn không giữ cam kết của mình thì bạn mất đi năng lực đàm phán.
Hy vọng, những thông tin trong bài viết giúp bạn hiểu được nguyên nhân và tầm quan trọng của việc cần luôn trao đổi trong quá trình làm việc.
Xem thêm: trangtinmang.com/trao-doi-trong-qua-trinh-lam-viec.html