Thông thường, các đơn vị tổ chức sẽ có khá nhiều điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện. Bởi để có một sự kiện thành công, bạn phải chuẩn bị rất nhiều thứ. Bạn không thể để sự kiện bị phá hỏng chỉ vì một vài lý do nhỏ nhặt. Vì thế, nếu muốn tổ chức sự kiện, bạn hãy đọc những lưu ý sau nhé!
1. Thiếu sự đầu tư về ý tưởng concept tổ chức tiệc cuối năm cho công ty
Concept tiệc cuối năm đóng vai trò tạo nên sự ấn tượng, hoành tráng cho sự kiện, thu hút nhân viên, khách mời tham gia. Đây cũng là yếu tố để phân biệt chương trình tiệc cuối năm của năm mới với năm cũ, của công ty này với công ty khác.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp tổ chức chương trình tiệc cuối năm cho công ty không theo một concept cụ thể nào. Sự kiện chỉ diễn ra đơn giản theo trình tự: Phát biểu – tổng kết – khen thưởng – tiệc tùng. Giống như một món ăn được bày lên bàn ăn từ ngày này qua ngày khác, một bữa tiệc cuối năm của công ty như vậy thật khiến người tham dự cảm thấy “ngán ngẩm” bởi họ có thể đoán trước mọi thứ sẽ xảy ra.
Một số doanh nghiệp có concept riêng cho bữa tiệc cuối năm lại mắc phải tình cảnh “làm nhưng chưa tới”. Ý tưởng rất độc đáo nhưng nội dung kịch bản chương trình không thể chuyển tải trọn vẹn thông điệp, ý nghĩa của ý tưởng.
Để khắc phục vấn đề này, bạn hãy liên hệ với các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp , đưa ra ý tưởng, mong muốn của mình và yêu cầu họ xây dựng cho bạn một kịch bản chương trình phù hợp. Với kinh nghiệm cũng như sự am hiểu về công nghệ, thiết bị, xu hướng, các công ty sự kiện chuyên nghiệp sẽ đưa ra cho bạn một giải pháp phù hợp.
>>> Xem thêm: 20 ý tưởng tổ chức tiệc tất niên cho công ty
2. Ít am hiểu về các hạng mục và nhà cung cấp
Có lẽ không khó để liệt kê các hạng mục về thiết bị, nhân sự, dịch vụ cần sử dụng cho bữa tiệc cuối năm của công ty. Nhưng bạn có biết rõ số lượng, công suất của thiết bị như thế nào sẽ phù hợp với không gian tổ chức, hay tiêu chí nào để lựa chọn các nhà cung cấp giữa một thị trường “vàng thau lẫn lộn”?
Từng có một trường hợp khách hàng tham khảo giá của 2 nhà cung cấp A và B. Cuối cùng họ lựa chọn nhà cung cấp B vì trong bảng báo giá của B có một bộ loa chi phí rẻ hơn A. Đến khi sự kiện diễn ra, vị khách hàng nọ đã phải gấp gáp thuê thêm một bộ loa khác vì công suất của bộ loa đầu tiên không thể đáp ứng không gian rộng lớn của sự kiện.
Không ít doanh nghiệp còn gặp phải những rủi ro về chi phí phát sinh chóng mặt như phí phục vụ, phí đồ uống, phí bồi thường đổ vỡ của địa điểm tổ chức tiệc tất niên công ty, nhân sự hủy show vào phút chót, xe vận chuyển không có bảo hiểm… Bên cạnh nguyên nhân của sự thiếu am hiểu tường tận, một nguyên nhân khác xuất phát từ “mối quan hệ” với các nhà cung cấp.
3. Thuê hạng mục nhỏ lẻ thay vì trọn gói
Với tâm lý chuộng “hàng” ngon-bổ-rẻ, các doanh nghiệp thường so sánh bảng báo giá sau đó thuê các hạng mục nhỏ lẻ thay vì đặt dịch vụ tổ chức tiệc tất niên công ty trọn gói từ một nhà cung cấp.
Mặc dù giá rẻ hơn, nhưng việc làm này có thể gặp phải những rủi ro sau: (1) Chất lượng dịch vụ không được đảm bảo, giống như ví dụ về khách hàng chọn mua bộ loa giá rẻ ở trên. (2) Tốn thời gian và công sức khi phải quản lý nhiều nhà cung cấp cùng lúc.
Thực tế, chi phí thuê từng hạng mục nhỏ lẻ sẽ không thể rẻ bằng chi phí thuê dịch vụ trọn gói, trừ khi bạn đã có sẵn một vài hàng mục và chỉ cần thuê thêm một vài hạng mục khác.
Lý do vì sao ư?
Thứ nhất, các công ty cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc tất niên trọn gói có kinh nghiệm và thâm niên làm việc với nhiều nhà cung cấp. Họ không chỉ có sự am hiểu về chất lượng cũng như giá cả, mà còn có được báo giá tốt nhất nhờ là “mối ruột” của các nhà cung cấp.
Thứ hai, chính vì là mối ruột, nếu có bất kỳ phát sinh đột xuất nào trong sự kiện như cần thuê thêm bàn ghế do số lượng khách đột ngột tăng lên, sự kiện diễn ra quá giờ dự kiến… cũng sẽ được đáp ứng ngay lập tức và không tính chi phí thuê quá giờ.
Thứ ba, khi thuê dịch vụ trọn gói từ một nhà cung cấp, bạn sẽ quản lý công việc dễ dàng hơn. Mọi thứ đã có công ty tổ chức sự kiện lo, bạn có thể rảnh tay lo việc khác – thứ có thể tạo ra giá trị tương đương với khoản chi phí (bạn nghĩ rằng) tiết kiệm được khi thuê hạng mục nhỏ lẻ từ nhiều nhà cung cấp.
4. Thông tin hợp đồng thiếu minh bạch
Hợp đồng tiệc tất niên công ty sẽ liên quan đến tính pháp lý cũng như quyền lợi của hai bên tham gia ký kết. Vì vậy, đừng bao giờ vội vàng đặt bút ký vào bất kỳ bản hợp đồng nào nếu bạn chưa xem xét kỹ lưỡng các thông tin và điều khoản trong hợp đồng.
Tất cả các hạng mục cần có thông tin cụ thể về Quy định rõ ràng về việc xử phạt nếu như một trong hai bên vi phạm. Lời lẽ cần chặt chẽ và không thể chối cãi. Tuyệt đối tránh các cụm từ không rõ nghĩa, mang tính chủ quan như “tùy tình huống xảy ra sẽ có phương án giải quyết” hay “được thỏa thuận sau”.
5. Phương án dự phòng rủi ro cho bữa tiệc cuối năm công ty
Hãy tưởng tượng bạn đã mất rất nhiều thời gian, công sức chuẩn bị kỹ lưỡng cho bữa tiệc tất niên công ty. Tưởng chừng không thể có sự cố nào xảy ra thì đến ngày tổ chức, hệ thống điện tòa nhà bỗng nhiên tắt phụt. Cả khán phòng nháo nhác, chương trình bị gián đoạn. Và nếu sự cố rơi vào đúng thời điểm quan trọng thì không còn gì đáng tiếc hơn.
Trước khi chương trình diễn ra 1 ngày, bạn nên tiến hành tổng duyệt sự kiện để lường trước mọi tình huống có thể phát sinh. Kiểm tra kỹ hệ thống điện tòa nhà, hệ thống kiểm soát an ninh, thiết bị phòng cháy chữa cháy tại địa điểm tổ chức. Tiến hành xác nhận một lần nữa sự có mặt của khách mời. Liên hệ các nhà cung cấp để chắc chắn rằng họ không “quên” địa điểm và thời gian tổ chức bữa tiệc của bạn.
6. Tầm quan trọng của kế hoạch truyền thông với bữa tiệc nhân viên cuối năm
Vì tiệc tất niên là hoạt động của công ty nên cán bộ nhân viên đương nhiên phải tham gia? Đừng bao giờ nghĩ như vậy. Bởi đây là bữa tiệc dành cho nhân viên công ty, bữa tiệc tri ân nhân viên sau cả một năm họ cống hiến. Hãy khiến họ cảm thấy được trân trọng, hào hứng, hạnh phúc và biết rằng mình là một phần không thể thiếu của buổi tiệc.
Bằng bản kế hoạch truyền thông trước sự kiện, nhân viên công ty sẽ biết họ được tham gia một bữa tiệc concept độc đáo ra sao? Có những hoạt động thú vị nào trong chương trình? Dresscode năm nay là gì để chị em náo nức chuẩn bị? Nếu họ không tham gia chắc chắn sẽ cảm thấy tiếc nuối. Biết đâu một ai đó còn có thể đóng góp ý tưởng hay, phù hợp với chủ đề của chương trình.
Với phương án truyền thông trước bữa tiệc tất niên công ty, bạn có thể sử dụng email nội bộ. Nhưng hiệu quả nhất là truyền thông trên fanpage facebook của công ty, hoặc lập hẳn một trang facebook riêng và cập nhật thường xuyên các thông tin về sự kiện đáng mong chờ nhất năm này.
7. Dựa vào bảng giá để lựa chọn đối tác tổ chức tiệc cuối năm công ty
Ở vị trí một khách hàng, ai cũng mong muốn mua được một món hàng với giá tốt nhất. Tuy nhiên có câu nói “tiền nào của nấy”, quá tập trung vào giá cả mà bỏ qua chất lượng có thể khiến bạn phải trả giá một cái giá rất đắt. Hãy là một người mua hàng thông minh, biết cân bằng giữa yếu tố giá cả với chất lượng và hiệu quả đem lại. Có như vậy, bữa tiệc tất niên công ty mới thực sự trọn vẹn ý nghĩa.
1. Thiếu sự đầu tư về ý tưởng concept tổ chức tiệc cuối năm cho công ty
Concept tiệc cuối năm đóng vai trò tạo nên sự ấn tượng, hoành tráng cho sự kiện, thu hút nhân viên, khách mời tham gia. Đây cũng là yếu tố để phân biệt chương trình tiệc cuối năm của năm mới với năm cũ, của công ty này với công ty khác.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp tổ chức chương trình tiệc cuối năm cho công ty không theo một concept cụ thể nào. Sự kiện chỉ diễn ra đơn giản theo trình tự: Phát biểu – tổng kết – khen thưởng – tiệc tùng. Giống như một món ăn được bày lên bàn ăn từ ngày này qua ngày khác, một bữa tiệc cuối năm của công ty như vậy thật khiến người tham dự cảm thấy “ngán ngẩm” bởi họ có thể đoán trước mọi thứ sẽ xảy ra.
Một số doanh nghiệp có concept riêng cho bữa tiệc cuối năm lại mắc phải tình cảnh “làm nhưng chưa tới”. Ý tưởng rất độc đáo nhưng nội dung kịch bản chương trình không thể chuyển tải trọn vẹn thông điệp, ý nghĩa của ý tưởng.
Để khắc phục vấn đề này, bạn hãy liên hệ với các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp , đưa ra ý tưởng, mong muốn của mình và yêu cầu họ xây dựng cho bạn một kịch bản chương trình phù hợp. Với kinh nghiệm cũng như sự am hiểu về công nghệ, thiết bị, xu hướng, các công ty sự kiện chuyên nghiệp sẽ đưa ra cho bạn một giải pháp phù hợp.
>>> Xem thêm: 20 ý tưởng tổ chức tiệc tất niên cho công ty
2. Ít am hiểu về các hạng mục và nhà cung cấp
Có lẽ không khó để liệt kê các hạng mục về thiết bị, nhân sự, dịch vụ cần sử dụng cho bữa tiệc cuối năm của công ty. Nhưng bạn có biết rõ số lượng, công suất của thiết bị như thế nào sẽ phù hợp với không gian tổ chức, hay tiêu chí nào để lựa chọn các nhà cung cấp giữa một thị trường “vàng thau lẫn lộn”?
Từng có một trường hợp khách hàng tham khảo giá của 2 nhà cung cấp A và B. Cuối cùng họ lựa chọn nhà cung cấp B vì trong bảng báo giá của B có một bộ loa chi phí rẻ hơn A. Đến khi sự kiện diễn ra, vị khách hàng nọ đã phải gấp gáp thuê thêm một bộ loa khác vì công suất của bộ loa đầu tiên không thể đáp ứng không gian rộng lớn của sự kiện.
3. Thuê hạng mục nhỏ lẻ thay vì trọn gói
Với tâm lý chuộng “hàng” ngon-bổ-rẻ, các doanh nghiệp thường so sánh bảng báo giá sau đó thuê các hạng mục nhỏ lẻ thay vì đặt dịch vụ tổ chức tiệc tất niên công ty trọn gói từ một nhà cung cấp.
Mặc dù giá rẻ hơn, nhưng việc làm này có thể gặp phải những rủi ro sau: (1) Chất lượng dịch vụ không được đảm bảo, giống như ví dụ về khách hàng chọn mua bộ loa giá rẻ ở trên. (2) Tốn thời gian và công sức khi phải quản lý nhiều nhà cung cấp cùng lúc.
Thực tế, chi phí thuê từng hạng mục nhỏ lẻ sẽ không thể rẻ bằng chi phí thuê dịch vụ trọn gói, trừ khi bạn đã có sẵn một vài hàng mục và chỉ cần thuê thêm một vài hạng mục khác.
Lý do vì sao ư?
Thứ nhất, các công ty cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc tất niên trọn gói có kinh nghiệm và thâm niên làm việc với nhiều nhà cung cấp. Họ không chỉ có sự am hiểu về chất lượng cũng như giá cả, mà còn có được báo giá tốt nhất nhờ là “mối ruột” của các nhà cung cấp.
Thứ hai, chính vì là mối ruột, nếu có bất kỳ phát sinh đột xuất nào trong sự kiện như cần thuê thêm bàn ghế do số lượng khách đột ngột tăng lên, sự kiện diễn ra quá giờ dự kiến… cũng sẽ được đáp ứng ngay lập tức và không tính chi phí thuê quá giờ.
Thứ ba, khi thuê dịch vụ trọn gói từ một nhà cung cấp, bạn sẽ quản lý công việc dễ dàng hơn. Mọi thứ đã có công ty tổ chức sự kiện lo, bạn có thể rảnh tay lo việc khác – thứ có thể tạo ra giá trị tương đương với khoản chi phí (bạn nghĩ rằng) tiết kiệm được khi thuê hạng mục nhỏ lẻ từ nhiều nhà cung cấp.
4. Thông tin hợp đồng thiếu minh bạch
Hợp đồng tiệc tất niên công ty sẽ liên quan đến tính pháp lý cũng như quyền lợi của hai bên tham gia ký kết. Vì vậy, đừng bao giờ vội vàng đặt bút ký vào bất kỳ bản hợp đồng nào nếu bạn chưa xem xét kỹ lưỡng các thông tin và điều khoản trong hợp đồng.
Tất cả các hạng mục cần có thông tin cụ thể về Quy định rõ ràng về việc xử phạt nếu như một trong hai bên vi phạm. Lời lẽ cần chặt chẽ và không thể chối cãi. Tuyệt đối tránh các cụm từ không rõ nghĩa, mang tính chủ quan như “tùy tình huống xảy ra sẽ có phương án giải quyết” hay “được thỏa thuận sau”.
5. Phương án dự phòng rủi ro cho bữa tiệc cuối năm công ty
Hãy tưởng tượng bạn đã mất rất nhiều thời gian, công sức chuẩn bị kỹ lưỡng cho bữa tiệc tất niên công ty. Tưởng chừng không thể có sự cố nào xảy ra thì đến ngày tổ chức, hệ thống điện tòa nhà bỗng nhiên tắt phụt. Cả khán phòng nháo nhác, chương trình bị gián đoạn. Và nếu sự cố rơi vào đúng thời điểm quan trọng thì không còn gì đáng tiếc hơn.
Trước khi chương trình diễn ra 1 ngày, bạn nên tiến hành tổng duyệt sự kiện để lường trước mọi tình huống có thể phát sinh. Kiểm tra kỹ hệ thống điện tòa nhà, hệ thống kiểm soát an ninh, thiết bị phòng cháy chữa cháy tại địa điểm tổ chức. Tiến hành xác nhận một lần nữa sự có mặt của khách mời. Liên hệ các nhà cung cấp để chắc chắn rằng họ không “quên” địa điểm và thời gian tổ chức bữa tiệc của bạn.
6. Tầm quan trọng của kế hoạch truyền thông với bữa tiệc nhân viên cuối năm
Vì tiệc tất niên là hoạt động của công ty nên cán bộ nhân viên đương nhiên phải tham gia? Đừng bao giờ nghĩ như vậy. Bởi đây là bữa tiệc dành cho nhân viên công ty, bữa tiệc tri ân nhân viên sau cả một năm họ cống hiến. Hãy khiến họ cảm thấy được trân trọng, hào hứng, hạnh phúc và biết rằng mình là một phần không thể thiếu của buổi tiệc.
Bằng bản kế hoạch truyền thông trước sự kiện, nhân viên công ty sẽ biết họ được tham gia một bữa tiệc concept độc đáo ra sao? Có những hoạt động thú vị nào trong chương trình? Dresscode năm nay là gì để chị em náo nức chuẩn bị? Nếu họ không tham gia chắc chắn sẽ cảm thấy tiếc nuối. Biết đâu một ai đó còn có thể đóng góp ý tưởng hay, phù hợp với chủ đề của chương trình.
Với phương án truyền thông trước bữa tiệc tất niên công ty, bạn có thể sử dụng email nội bộ. Nhưng hiệu quả nhất là truyền thông trên fanpage facebook của công ty, hoặc lập hẳn một trang facebook riêng và cập nhật thường xuyên các thông tin về sự kiện đáng mong chờ nhất năm này.
7. Dựa vào bảng giá để lựa chọn đối tác tổ chức tiệc cuối năm công ty
Ở vị trí một khách hàng, ai cũng mong muốn mua được một món hàng với giá tốt nhất. Tuy nhiên có câu nói “tiền nào của nấy”, quá tập trung vào giá cả mà bỏ qua chất lượng có thể khiến bạn phải trả giá một cái giá rất đắt. Hãy là một người mua hàng thông minh, biết cân bằng giữa yếu tố giá cả với chất lượng và hiệu quả đem lại. Có như vậy, bữa tiệc tất niên công ty mới thực sự trọn vẹn ý nghĩa.