Sự hiểu biết và xác định rõ ràng về SOW mang lại nhiều lợi ích cho quy trình kinh doanh. Bài viết sẽ đưa ra các điểm lợi ích và giải thích tại sao ranh giới rõ ràng từ SOW là yếu tố quyết định trong việc đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ.
SOW là gì?
SOW là một tài liệu cung cấp mô tả về các yêu cầu của một dự án nhất định. Nó xác định phạm vi công việc được thực hiện, sản phẩm bàn giao của dự án, thời hạn, địa điểm làm việc và các điều khoản và điều kiện thanh toán.
Cách người quản lý dự án hoàn thành SOW
Để để đảm bảo công việc đạt được những kỳ vọng một cách rõ ràng, chính xác nhất chắc chắn, người quản lý dự án cần hoàn thành SOW bao gồm những yếu tố như sau:
Sự khác nhau giữa Statement of Work và Scope of Work
Ngoài Statement of Work thì GoSELL còn khái niệm khác về SOW là từ viết tắt của Scope of Work (Phạm vi công việc. Vậy sự khác nhau của hai thuật ngữ này là gì?
Bằng cách kiểm tra mục đích được thể hiện của bản kê khai công việc và Phạm vi công việc, bạn có thể hiểu rõ hơn về sự khác biệt của các tài liệu này.
Như đã nói ở phần SOW là gì, thì Statement of Work là một tài liệu chính thức mô tả các mục tiêu của dự án, trong khi Scope of Work là một phần trong Statement of Work phác thảo cách một nhóm lập kế hoạch để mang lại những kết quả đó. Phạm vi công việc thường là một mô tả ngắn hơn nhiều vì nó là một thành phần trong Statement of Work.
Lợi ích của SOW là gì?
Bản kê khai công việc (SOW) tạo nền tảng cho việc cung cấp dịch vụ và sản phẩm. Do phần lớn các dự án thất bại trong giai đoạn bắt đầu và lập kế hoạch (chứ không phải trong giai đoạn triển khai hoặc thực hiện), nên đặt nền tảng cuối cùng sẽ quyết định liệu dự án có thành công hay không. Đây là lý do tại sao bạn cần tạo một bản kê khai chính xác về công việc cần thực hiện để bạn có thể có cơ sở dựa vào đó để theo dõi và quản lý tiến độ của dự án.
Nếu bạn có một bản kê khai công việc không rõ ràng hoặc không xác định, thì về cơ bản, bạn đang quản lý một dự án không có mục tiêu và vì bạn không có nền tảng chắc chắn nên dự án đó có nhiều nguy cơ sẽ thất bại. Một dự án thất bại cũng có thể gắn liền với thay đổi – nhưng điều quan trọng cần lưu ý là thay đổi không khiến dự án thất bại, mà thất bại là do không có khả năng quản lý thay đổi một cách thỏa đáng.
Tầm quan trọng của SOW cũng được phản ánh trong vai trò là tài liệu hỗ trợ của hợp đồng. Nó liệt kê chính xác những dịch vụ và sản phẩm nào sẽ được cần cung cấp hoặc nhận về. Bản kê khai công việc về cơ bản cung cấp cho tất cả các bên một thước đo khách quan để xác định khi nào công việc được thực hiện thỏa đáng và khi nào việc thanh toán là hợp lý.
Các bước viết SOW (Stament of Work)
Người quản lý giỏi là người quản lý nắm vững được các bước biết SOW là gì khi bắt đầu dự án. Bởi đây chính là gốc rễ cho sự phát triển và thành công của doanh nghiệp.
Giới thiệu về dự án
Bạn luôn bắt đầu bản tuyên bố công việc bằng một lời giới thiệu. Phần này giới thiệu từng bên liên quan chính trong dự án, tức là khách hàng, cơ quan và các bên liên quan bên thứ ba, nếu có. Phần mở đầu cũng là nơi bạn xác định ngắn gọn dự án và công việc cần hoàn thành. Ngoài ra, vì đây là một thỏa thuận ràng buộc, cả hai bên nên biết những gì họ đồng ý bằng cách ký SOW.
Tổng quan về tầm nhìn hoặc mục tiêu của dự án
Một tuyên bố về công việc phải luôn bao gồm một tầm nhìn hoặc mục đích của dự án. Tầm nhìn là một cách tuyệt vời để tạo ra các mục tiêu và là cơ hội để đặt ra những kỳ vọng có thể đạt được. Tầm nhìn có thể chạm vào những gì dự kiến sẽ được chuyển giao? Mục tiêu của sản phẩm bàn giao cuối cùng là gì? Ai là người dùng cuối và họ muốn sử dụng nó như thế nào? Dự án nên giải quyết vấn đề gì?
Mô tả về phạm vi công việc của dự án
Sau khi xác định tầm nhìn và các yêu cầu của dự án, ưu tiên tiếp theo là xác định phạm vi. Những gì là trong phạm vi? Cái gì nằm ngoài phạm vi? Hai câu hỏi này là những điểm quan trọng để thống nhất, xác định và thiết lập cho dự án. Đây là nền tảng cho phần còn lại của quá trình lập kế hoạch.
Sản phẩm bàn giao
Phần sản phẩm bàn giao của bạn nên liệt kê mọi thứ mà dự án dự kiến sẽ sản xuất và khi nào chúng sẽ được sản xuất. Bao gồm các chi tiết có liên quan, chẳng hạn như số lượng, màu sắc, kích thước… Ví dụ:
Phần này cung cấp tổng quan về lịch trình dự án có thể trông như thế nào, với các chi tiết như thời điểm hoàn thành nhiệm vụ, mốc quan trọng và sản phẩm bàn giao (ngày đến hạn). Tùy thuộc vào dự án, ngày bắt đầu có thể là tùy chọn.
Chi phí và thanh toán
Đây là nơi bạn mô tả các chi phí liên quan cho từng nhiệm vụ: lao động (theo giờ so với giá cố định), đi lại, vật tư và các khoản phí khác. Phần này cũng cung cấp thông tin về cách thức và thời điểm các khoản thanh toán sẽ được thực hiện, chẳng hạn như khi một cột mốc hoặc sản phẩm bàn giao đã được hoàn thành hoặc theo một lịch trình đã định.
Tiêu chí chấp nhận
Tại đây, bạn mô tả các tính năng và thuộc tính làm cho sản phẩm có thể chuyển giao được chấp nhận, bao gồm cách gửi, xem xét hoặc đánh giá các sản phẩm có thể chuyển giao cũng như ai sẽ chấp nhận và ký duyệt chúng.
Bài viết tiếp theo sẽ đề cập đến cách công nghệ có thể tương tác với SOW, mang lại những cơ hội tối ưu hóa quy trình quản lý dự án trong kinh doanh.
SOW là gì?
SOW là một tài liệu cung cấp mô tả về các yêu cầu của một dự án nhất định. Nó xác định phạm vi công việc được thực hiện, sản phẩm bàn giao của dự án, thời hạn, địa điểm làm việc và các điều khoản và điều kiện thanh toán.
Cách người quản lý dự án hoàn thành SOW
Để để đảm bảo công việc đạt được những kỳ vọng một cách rõ ràng, chính xác nhất chắc chắn, người quản lý dự án cần hoàn thành SOW bao gồm những yếu tố như sau:
- Mục tiêu cụ thể của dự án: Bao gồm các báo cáo về vấn đề của doanh nghiệp là gì? Doanh nghiệp đang phải đối mặt với điều gì? Sau dự án này mong muốn đạt được gì?
- Các cột mốc quan trọng của dự án: Liệt kê cụ thể từng cột mốc, giai đoạn quan trọng của dự án mà doanh nghiệp cần phải theo dõi, đo lường tiến độ.
- Các nhiệm vụ cá nhân: Bao gồm những công việc mà doanh nghiệp cùng các nhân viên cần phải làm hoàn thành dự án.
- Những thông tin về thanh toán: Dự tính các khoản chi phí như thế nào? Doanh nghiệp cần phải trả bao nhiêu tiền cho các nhóm thực hiện?
- Dự tính về kết quả dự án: Đưa các dự đoán về gia tăng số lượng truy cập hay chuyển đổi về bán hàng? Những mục tiêu kinh doanh mà doanh nghiệp muốn đạt được là gì? Doanh nghiệp sẽ đưa các báo cáo về những vấn đề đó như thế nào?
- Những điều khoản, điều kiện và yêu cầu: Các điều khoản mà doanh nghiệp đang được ứng dụng trong phạm vi công việc (SOW) hay bất kỳ điều kiện nào chưa được làm rõ ràng.
Sự khác nhau giữa Statement of Work và Scope of Work
Ngoài Statement of Work thì GoSELL còn khái niệm khác về SOW là từ viết tắt của Scope of Work (Phạm vi công việc. Vậy sự khác nhau của hai thuật ngữ này là gì?
Bằng cách kiểm tra mục đích được thể hiện của bản kê khai công việc và Phạm vi công việc, bạn có thể hiểu rõ hơn về sự khác biệt của các tài liệu này.
Như đã nói ở phần SOW là gì, thì Statement of Work là một tài liệu chính thức mô tả các mục tiêu của dự án, trong khi Scope of Work là một phần trong Statement of Work phác thảo cách một nhóm lập kế hoạch để mang lại những kết quả đó. Phạm vi công việc thường là một mô tả ngắn hơn nhiều vì nó là một thành phần trong Statement of Work.
Lợi ích của SOW là gì?
Bản kê khai công việc (SOW) tạo nền tảng cho việc cung cấp dịch vụ và sản phẩm. Do phần lớn các dự án thất bại trong giai đoạn bắt đầu và lập kế hoạch (chứ không phải trong giai đoạn triển khai hoặc thực hiện), nên đặt nền tảng cuối cùng sẽ quyết định liệu dự án có thành công hay không. Đây là lý do tại sao bạn cần tạo một bản kê khai chính xác về công việc cần thực hiện để bạn có thể có cơ sở dựa vào đó để theo dõi và quản lý tiến độ của dự án.
Nếu bạn có một bản kê khai công việc không rõ ràng hoặc không xác định, thì về cơ bản, bạn đang quản lý một dự án không có mục tiêu và vì bạn không có nền tảng chắc chắn nên dự án đó có nhiều nguy cơ sẽ thất bại. Một dự án thất bại cũng có thể gắn liền với thay đổi – nhưng điều quan trọng cần lưu ý là thay đổi không khiến dự án thất bại, mà thất bại là do không có khả năng quản lý thay đổi một cách thỏa đáng.
Tầm quan trọng của SOW cũng được phản ánh trong vai trò là tài liệu hỗ trợ của hợp đồng. Nó liệt kê chính xác những dịch vụ và sản phẩm nào sẽ được cần cung cấp hoặc nhận về. Bản kê khai công việc về cơ bản cung cấp cho tất cả các bên một thước đo khách quan để xác định khi nào công việc được thực hiện thỏa đáng và khi nào việc thanh toán là hợp lý.
Các bước viết SOW (Stament of Work)
Người quản lý giỏi là người quản lý nắm vững được các bước biết SOW là gì khi bắt đầu dự án. Bởi đây chính là gốc rễ cho sự phát triển và thành công của doanh nghiệp.
Giới thiệu về dự án
Bạn luôn bắt đầu bản tuyên bố công việc bằng một lời giới thiệu. Phần này giới thiệu từng bên liên quan chính trong dự án, tức là khách hàng, cơ quan và các bên liên quan bên thứ ba, nếu có. Phần mở đầu cũng là nơi bạn xác định ngắn gọn dự án và công việc cần hoàn thành. Ngoài ra, vì đây là một thỏa thuận ràng buộc, cả hai bên nên biết những gì họ đồng ý bằng cách ký SOW.
Tổng quan về tầm nhìn hoặc mục tiêu của dự án
Một tuyên bố về công việc phải luôn bao gồm một tầm nhìn hoặc mục đích của dự án. Tầm nhìn là một cách tuyệt vời để tạo ra các mục tiêu và là cơ hội để đặt ra những kỳ vọng có thể đạt được. Tầm nhìn có thể chạm vào những gì dự kiến sẽ được chuyển giao? Mục tiêu của sản phẩm bàn giao cuối cùng là gì? Ai là người dùng cuối và họ muốn sử dụng nó như thế nào? Dự án nên giải quyết vấn đề gì?
Mô tả về phạm vi công việc của dự án
Sau khi xác định tầm nhìn và các yêu cầu của dự án, ưu tiên tiếp theo là xác định phạm vi. Những gì là trong phạm vi? Cái gì nằm ngoài phạm vi? Hai câu hỏi này là những điểm quan trọng để thống nhất, xác định và thiết lập cho dự án. Đây là nền tảng cho phần còn lại của quá trình lập kế hoạch.
Sản phẩm bàn giao
Phần sản phẩm bàn giao của bạn nên liệt kê mọi thứ mà dự án dự kiến sẽ sản xuất và khi nào chúng sẽ được sản xuất. Bao gồm các chi tiết có liên quan, chẳng hạn như số lượng, màu sắc, kích thước… Ví dụ:
- Thiết kế trang web: Hai bản thảo ý tưởng trong vòng ba tuần kể từ khi nhận được bản tóm tắt thiết kế;
- Sản xuất: Nguyên mẫu bao bì cho một sản phẩm vệ sinh một tuần sau khi tác phẩm nghệ thuật được phê duyệt
Phần này cung cấp tổng quan về lịch trình dự án có thể trông như thế nào, với các chi tiết như thời điểm hoàn thành nhiệm vụ, mốc quan trọng và sản phẩm bàn giao (ngày đến hạn). Tùy thuộc vào dự án, ngày bắt đầu có thể là tùy chọn.
Chi phí và thanh toán
Đây là nơi bạn mô tả các chi phí liên quan cho từng nhiệm vụ: lao động (theo giờ so với giá cố định), đi lại, vật tư và các khoản phí khác. Phần này cũng cung cấp thông tin về cách thức và thời điểm các khoản thanh toán sẽ được thực hiện, chẳng hạn như khi một cột mốc hoặc sản phẩm bàn giao đã được hoàn thành hoặc theo một lịch trình đã định.
Tiêu chí chấp nhận
Tại đây, bạn mô tả các tính năng và thuộc tính làm cho sản phẩm có thể chuyển giao được chấp nhận, bao gồm cách gửi, xem xét hoặc đánh giá các sản phẩm có thể chuyển giao cũng như ai sẽ chấp nhận và ký duyệt chúng.
Bài viết tiếp theo sẽ đề cập đến cách công nghệ có thể tương tác với SOW, mang lại những cơ hội tối ưu hóa quy trình quản lý dự án trong kinh doanh.