Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư rất hay xuất hiện nhiều khó khăn khi hoạt động quản lý vận hành, nhất là vào lúc có mâu thuẫn, tranh chấp dự án phát sinh có thể tạo ra tác hại tiêu cực tới uy tín cùng hiệu quả kinh doanh của những doanh nghiệp quản lý tòa nhà.
Bên dưới là một số thách thức cùng cách giải quyết của các công ty quản lý vận hành nhà chung cư nên quan tâm.
1. Trở ngại trong quản lý quỹ bảo trì nhà chung cư
Phần lớn những tranh chấp tòa nhà ở hiện tại có không ít nguyên nhân đều bắt nguồn từ tranh chấp do 2% quỹ bảo trì của tòa nhà tạo thành. Chủ yếu quỹ bảo trì tòa nhà là tài chính thường dùng mục đích để bảo dưỡng bảo trì mọi diện tích công cộng sở hữu chung tại tòa nhà, chẳng hạn có những hoạt động bảo trì tòa nhà định kỳ, sửa chữa thiết bị đột xuất của tòa nhà nhằm nhanh chóng nâng cao chất lượng dịch vụ quản lý vận hành chung cư.
Chủ yếu các mâu thuẫn liên quan tới quỹ bảo trì tòa nhà thường khởi nguồn qua tình trạng quỹ bảo trì không được sử dụng rõ ràng, khiến khách hàng và cư dân bất mãn và nảy sinh mâu thuẫn. Đặc biệt có khá nhiều người dân còn không nắm rõ quỹ bảo trì dự án của tòa nhà cụ thể là có bao nhiêu, có cụ thể bao nhiêu, đã được sử dụng vào việc gì,… Tình hình trên xuất hiện chủ yếu có những nguyên nhân chẳng hạn:
+ Tiền bảo trì chưa được bàn giao đến tay ban quản trị, hoặc bàn giao vẫn không thông báo cho cư dân tòa nhà về số tiền này
+ Tiền bảo trì chung cư được chủ đầu tư giữ vì chung cư vẫn chưa có BQT để tiếp nhận kinh phí bảo trì.
+ Bên trong hợp đồng mua bán nhà đất không nêu rõ các điều luật rõ ràng liên quan tới trách nhiệm của các bên liên quan đến tiền quỹ bảo trì.
Mọi tranh chấp về tiền quỹ bảo trì tòa nhà của cư dân với ban quản trị, chủ đầu tư đồng thời dẫn phát những tiêu cực không nhỏ tới ban quản lý dự án, bởi đơn vị quản lý được xem là nhân vật đứng ở giữa gánh chịu những hậu quả do các cuộc tranh chấp chung cư mang lại.
2. Những thách thức trong quản lý dữ liệu của dự án chung cư
Những thách thức mà các doanh nghiệp quản lý vận hành thường đụng độ chính là những thách thức ở quản lý thông tin dữ liệu tòa nhà. Trong đó có thể kể tới một vài dự án khu đô thị, chuỗi tòa nhà sở hữu dữ liệu tòa nhà rất lớn phải kiểm soát, trong đó có dữ liệu chủ sở hữu và khách thuê tại dự án, dữ liệu về dịch vụ tòa nhà, thông tin xe ra vào tòa nhà, kiểm soát tài chính nguồn tiền trong tòa nhà…. Đồng thời cùng với những dữ liệu thông tin khác cần kiểm soát thống kê. Việc số lượng thông tin dữ liệu khổng lồ cần quản lý tập trung tại mỗi phòng ban bộ phận khiến cho dữ liệu dễ bị phân tán và rải rác nhiều nơi.
Vấn đề trên gây cho đơn vị quản lý vận hành rất khó có thể quản lý dữ liệu thông tin tại chung cư thống nhất chi tiết, cùng với dễ xuất hiện việc bỏ sót các nguồn tin quan trọng ví dụ phản hồi khiếu nại, đề xuất của chủ sở hữu với khách thuê, dẫn tới đơn vị quản lý vận hành khó mà nhanh chóng biết rõ và kịp thời xử lý.
Bởi thế muốn kịp thời xử lý thực trạng này, không ít đơn vị vận hành nhà chung cư đã quyết định áp dụng ngay giải pháp vận hành nhà chung cư Landsoft Control của DIP Việt Nam vào quản lý tổng hợp thông tin tòa nhà thống nhất ở ngay trên phần mềm, nhờ vậy tối ưu dịch vụ vận hành chung cư bài bản và chuyên nghiệp hơn, kịp thời nhận được tin tức và giải đáp vấn đề của khách hàng, sự cố trong tòa nhà ngay tức thì.
3. Những khó khăn khi tổng hợp báo cáo
Vấn đề quản lý hệ thống báo cáo thống kê tại chung cư phần lớn làm cho BQL tòa nhà gặp phải thách thức, đặc biệt là thời điểm theo dõi danh mục báo cáo tài chính kế toán. Báo cáo thực trạng tài chính chi – thu cùng lợi nhuận, doanh thu,…. của doanh nghiệp cần phải cập nhật và tổng hợp theo ngày, tuần, tháng gồm có dữ liệu khổng lồ.
Nhưng điều này nhanh chóng đơn giản xử lý nếu áp dụng hệ thống Landsoft Control nhằm nâng cao vận hành dịch vụ nhà chung cư. Phần mềm Landsoft Control có nhiều quy trình số hóa trợ giúp công ty quản lý tòa nhà dễ dàng quản lý tòa nhà toàn diện kèm hiệu quả, bao gồm một số tính năng nghiệp vụ:
+ Nghiệp vụ quản lý các loại phí dịch vụ
+ Giải pháp quản lý mặt bằng cho thuê tại dự án
+ Nghiệp vụ quản lý danh sách chủ sở hữu cùng khách thuê
+ Tính năng quản lý nhân viên tòa nhà: Tin tức hồ sơ cá nhân, Danh sách nhân sự các phòng ban, phân công công việc cùng với theo dõi hiệu quả là việc của nhân viên, lịch làm việc của nhân viên, hỗ trợ nhắc báo công việc…
+ Giải pháp quản lý hành chính và báo cáo….
Trong giai đoạn số hóa quy trình như hiện tại, nếu số hóa nghiệp vụ quản lý vận hành đang là tiêu chí cần thiết toàn bộ đơn vị vận hành nào đều cần dùng tới, trong đó không thiếu các doanh nghiệp quản lý vận hành.
Tìm hiểu thêm tại: https://landsoft.com.vn/
Bên dưới là một số thách thức cùng cách giải quyết của các công ty quản lý vận hành nhà chung cư nên quan tâm.
1. Trở ngại trong quản lý quỹ bảo trì nhà chung cư
Phần lớn những tranh chấp tòa nhà ở hiện tại có không ít nguyên nhân đều bắt nguồn từ tranh chấp do 2% quỹ bảo trì của tòa nhà tạo thành. Chủ yếu quỹ bảo trì tòa nhà là tài chính thường dùng mục đích để bảo dưỡng bảo trì mọi diện tích công cộng sở hữu chung tại tòa nhà, chẳng hạn có những hoạt động bảo trì tòa nhà định kỳ, sửa chữa thiết bị đột xuất của tòa nhà nhằm nhanh chóng nâng cao chất lượng dịch vụ quản lý vận hành chung cư.
Chủ yếu các mâu thuẫn liên quan tới quỹ bảo trì tòa nhà thường khởi nguồn qua tình trạng quỹ bảo trì không được sử dụng rõ ràng, khiến khách hàng và cư dân bất mãn và nảy sinh mâu thuẫn. Đặc biệt có khá nhiều người dân còn không nắm rõ quỹ bảo trì dự án của tòa nhà cụ thể là có bao nhiêu, có cụ thể bao nhiêu, đã được sử dụng vào việc gì,… Tình hình trên xuất hiện chủ yếu có những nguyên nhân chẳng hạn:
+ Tiền bảo trì chưa được bàn giao đến tay ban quản trị, hoặc bàn giao vẫn không thông báo cho cư dân tòa nhà về số tiền này
+ Tiền bảo trì chung cư được chủ đầu tư giữ vì chung cư vẫn chưa có BQT để tiếp nhận kinh phí bảo trì.
+ Bên trong hợp đồng mua bán nhà đất không nêu rõ các điều luật rõ ràng liên quan tới trách nhiệm của các bên liên quan đến tiền quỹ bảo trì.
Mọi tranh chấp về tiền quỹ bảo trì tòa nhà của cư dân với ban quản trị, chủ đầu tư đồng thời dẫn phát những tiêu cực không nhỏ tới ban quản lý dự án, bởi đơn vị quản lý được xem là nhân vật đứng ở giữa gánh chịu những hậu quả do các cuộc tranh chấp chung cư mang lại.
2. Những thách thức trong quản lý dữ liệu của dự án chung cư
Những thách thức mà các doanh nghiệp quản lý vận hành thường đụng độ chính là những thách thức ở quản lý thông tin dữ liệu tòa nhà. Trong đó có thể kể tới một vài dự án khu đô thị, chuỗi tòa nhà sở hữu dữ liệu tòa nhà rất lớn phải kiểm soát, trong đó có dữ liệu chủ sở hữu và khách thuê tại dự án, dữ liệu về dịch vụ tòa nhà, thông tin xe ra vào tòa nhà, kiểm soát tài chính nguồn tiền trong tòa nhà…. Đồng thời cùng với những dữ liệu thông tin khác cần kiểm soát thống kê. Việc số lượng thông tin dữ liệu khổng lồ cần quản lý tập trung tại mỗi phòng ban bộ phận khiến cho dữ liệu dễ bị phân tán và rải rác nhiều nơi.
Vấn đề trên gây cho đơn vị quản lý vận hành rất khó có thể quản lý dữ liệu thông tin tại chung cư thống nhất chi tiết, cùng với dễ xuất hiện việc bỏ sót các nguồn tin quan trọng ví dụ phản hồi khiếu nại, đề xuất của chủ sở hữu với khách thuê, dẫn tới đơn vị quản lý vận hành khó mà nhanh chóng biết rõ và kịp thời xử lý.
Bởi thế muốn kịp thời xử lý thực trạng này, không ít đơn vị vận hành nhà chung cư đã quyết định áp dụng ngay giải pháp vận hành nhà chung cư Landsoft Control của DIP Việt Nam vào quản lý tổng hợp thông tin tòa nhà thống nhất ở ngay trên phần mềm, nhờ vậy tối ưu dịch vụ vận hành chung cư bài bản và chuyên nghiệp hơn, kịp thời nhận được tin tức và giải đáp vấn đề của khách hàng, sự cố trong tòa nhà ngay tức thì.
3. Những khó khăn khi tổng hợp báo cáo
Vấn đề quản lý hệ thống báo cáo thống kê tại chung cư phần lớn làm cho BQL tòa nhà gặp phải thách thức, đặc biệt là thời điểm theo dõi danh mục báo cáo tài chính kế toán. Báo cáo thực trạng tài chính chi – thu cùng lợi nhuận, doanh thu,…. của doanh nghiệp cần phải cập nhật và tổng hợp theo ngày, tuần, tháng gồm có dữ liệu khổng lồ.
Nhưng điều này nhanh chóng đơn giản xử lý nếu áp dụng hệ thống Landsoft Control nhằm nâng cao vận hành dịch vụ nhà chung cư. Phần mềm Landsoft Control có nhiều quy trình số hóa trợ giúp công ty quản lý tòa nhà dễ dàng quản lý tòa nhà toàn diện kèm hiệu quả, bao gồm một số tính năng nghiệp vụ:
+ Nghiệp vụ quản lý các loại phí dịch vụ
+ Giải pháp quản lý mặt bằng cho thuê tại dự án
+ Nghiệp vụ quản lý danh sách chủ sở hữu cùng khách thuê
+ Tính năng quản lý nhân viên tòa nhà: Tin tức hồ sơ cá nhân, Danh sách nhân sự các phòng ban, phân công công việc cùng với theo dõi hiệu quả là việc của nhân viên, lịch làm việc của nhân viên, hỗ trợ nhắc báo công việc…
+ Giải pháp quản lý hành chính và báo cáo….
Trong giai đoạn số hóa quy trình như hiện tại, nếu số hóa nghiệp vụ quản lý vận hành đang là tiêu chí cần thiết toàn bộ đơn vị vận hành nào đều cần dùng tới, trong đó không thiếu các doanh nghiệp quản lý vận hành.
Tìm hiểu thêm tại: https://landsoft.com.vn/