Mặc dù WIP có thể được đo lường dưới dạng con số, nhưng nó còn là một chiến lược quản lý. Sự hiểu biết về WIP có thể giúp doanh nghiệp xác định các cơ hội tối ưu hóa quá trình làm việc và tối đa hóa giá trị cho khách hàng. Trong mở bài này, chúng ta sẽ thảo luận về tầm quan trọng của việc áp dụng WIP như một chiến lược trong kinh doanh.
Khái niệm WIP là gì?
WIP là viết tắt của cụm từ trong tiếng Anh Work in Progress, còn có nghĩa là công việc đang trong quá trình thực hiện. Đây là một định nghĩa sử dụng nhằm ám chỉ cho người nghe về một công việc đang trong thời gian hoàn thành hoặc mới hoàn thành được một phần nào đó.
Thuật ngữ WIP thường được dùng trong các lĩnh vực tiêu biểu như thiết kế, xây dựng, sản xuất. Thời gian thực hiện những dự án này thường kéo dài, không thể hoàn thành và đạt kết quả trong thời gian ngắn. Trong quá trình quản lý sản xuất và chuỗi cung ứng, WIP thường mô tả cho người đọc biết được tiến độ của công việc, chi phí phát sinh trong các giai đoạn của quá trình sản xuất.
Sau khi thực hiện cân đối kế toán, chi phí dở dang WIP cuối cùng sẽ được chuyển tới mục chi phí bán hàng. Đồng thời, WIP cũng phản ánh giá trị lượng hàng tồn kho để xác định doanh thu trong tương lai của doanh nghiệp.
Một số thuật ngữ khác hiểu là WIP như GoSELL liệt kê sau:
Lỗi thường mắc phải trong WIP là gì?
Khái niệm WIP là gì?
WIP là viết tắt của cụm từ trong tiếng Anh Work in Progress, còn có nghĩa là công việc đang trong quá trình thực hiện. Đây là một định nghĩa sử dụng nhằm ám chỉ cho người nghe về một công việc đang trong thời gian hoàn thành hoặc mới hoàn thành được một phần nào đó.
Thuật ngữ WIP thường được dùng trong các lĩnh vực tiêu biểu như thiết kế, xây dựng, sản xuất. Thời gian thực hiện những dự án này thường kéo dài, không thể hoàn thành và đạt kết quả trong thời gian ngắn. Trong quá trình quản lý sản xuất và chuỗi cung ứng, WIP thường mô tả cho người đọc biết được tiến độ của công việc, chi phí phát sinh trong các giai đoạn của quá trình sản xuất.
Sau khi thực hiện cân đối kế toán, chi phí dở dang WIP cuối cùng sẽ được chuyển tới mục chi phí bán hàng. Đồng thời, WIP cũng phản ánh giá trị lượng hàng tồn kho để xác định doanh thu trong tương lai của doanh nghiệp.
Một số thuật ngữ khác hiểu là WIP như GoSELL liệt kê sau:
- Work in Place: Địa điểm làm việc
- Workcentre information package: Tệp thông tin về người lao động được sử dụng trong lĩnh vực hành chính, nhân sự.
- Wartime Intelligence Plan: Những thông tin nhanh nhạy về chiến lược, chiến thuật nhằm đem lại hiệu quả tốt cho quá trình kinh doanh.
- Tăng khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng: Giảm số lượng công việc và sản phẩm dang dở giúp doanh nghiệp nâng cao tỷ lệ hoàn thành đơn hàng, đảm bảo giao hàng đúng hẹn. Điều này giúp nâng cao trải nghiệm mua hàng và sự hài lòng của khách hàng.
- Tăng hiệu quả quản lý kho: Khi doanh nghiệp nắm được bao nhiêu sản phẩm đang được sản xuất, họ có thể ước tính nhu cầu sử dụng kho để lưu trữ các sản phẩm đó. Đồng thời, họ cũng có thể lập kế hoạch sử dụng hàng tồn kho và quản lý tài nguyên trong kho tốt hơn, từ đó ngăn ngừa việc sử dụng lãng phí nguyên vật liệu và không gian lưu trữ.
- Tăng hiệu quả sản xuất: Để giảm WIP thì cần phải gia tăng tốc độ sản xuất. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ phải giảm thời gian sản xuất trên một sản phẩm và giảm thời gian chờ đợi giữa các giai đoạn sản xuất. Nếu thực hiện được điều này thì doanh nghiệp có thể tăng hiệu quả tổng thể quy trình sản xuất và tăng năng suất lao động.
- Tăng tính linh hoạt trong quy trình sản xuất: Khi số lượng sản phẩm dang dở giảm, doanh nghiệp có thể dễ dàng thay đổi hoặc thích ứng với các yêu cầu sản xuất mới hoặc thay đổi của thị trường. Tối ưu quy trình để giảm WIP cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang giúp quy trình trở nên tinh gọn hơn nhằm cải thiện thời gian chờ, tăng năng suất và giảm chi phí. Điều này giúp doanh nghiệp có khả năng thích ứng nhanh chóng và linh hoạt trong môi trường cạnh tranh.
Lỗi thường mắc phải trong WIP là gì?
- Nếu các số liệu trong WIP bạn tổng hợp không chính xác thì cả báo cáo trở nên vô dụng, thừa thãi. Những con số mất thời gian để tính toán, ước lượng đó không có giá trị và làm người đọc không thể hiểu được nội dung. Vậy nên, những vai trò quan trọng của công cụ này không được phát huy, thậm chí còn ảnh hưởng đến doanh nghiệp trong tương lai. Những nguyên nhân dẫn đến lỗi sai này có thể kể tới sự chủ quan của người lập báo cáo hoặc việc làm mất niềm tin ở những công ty bảo lãnh.
- Mỗi doanh nghiệp sẽ chỉ tạo 1 hồ sơ WIP duy nhất để lưu trữ những thông tin về dự án. Số lượng này thường không đủ và làm khó những người kế toán trong khi đánh giá tiêu chỉ WIP vì trong thời gian khác nhau, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không giống nhau.
- Một lỗi thường thấy là việc lưu giữ các hồ sơ và tài liệu không được nhất quán. Nếu số liệu không chính xác và khớp với thực tế, doanh nghiệp sẽ không có những thay đổi kịp thời để thích nghi với thị trường trong từng dự án.
- Thời gian kết toán không được đảm bảo về thời gian cũng là một lỗi thường gặp trong WIP. Nếu bạn cập nhật thông tin của WIP theo quý nhưng bên kế toán lại thêm chi phí hàng năm thì lượng thông tin trong báo cáo sẽ bị thiếu. Tuy bạn vẫn sẽ giữ được số tiền lãi mong muốn nhưng điều này sẽ làm giảm sự kỳ vọng của các bên đầu tư vào dự án đang được tiến hành.